Cómo hacer un diagnóstico de clima laboral en tu empresa desde cero

Las empresas constantemente viven con retos y desafíos que pudieran afectar negativamente su crecimiento. Y más allá de la competencia o los cambios en el mercado, muchos retos vienen desde dentro: el entorno laboral. Este entorno o clima laboral, como también es conocido, tiene un gran peso en la productividad y la obtención de buenos resultados.

Además, se conoce que el clima laboral puede llegar a afectar no solo a la empresa, sino a los colaboradores de manera física y mental. De hecho, en 2019 la Organización Mundial de la Salud (OMS) clasificó el burnout como una patología asociada al agotamiento mental, emocional y físico causado por el trabajo. Este síndrome sí presenta graves consecuencias para los empleados. Por ejemplo, trastornos de conducta como la agresividad, emocionales como la depresión o ansiedad y físicos como problemas gastrointestinales o de sueño.

Estos y más problemas afectan directamente a su bienestar personal y a la productividad en sus actividades laborales. Y las repercusiones han ido en aumento debido a la situación actual en la salud emocional de los empleados. Según el último estudio de Cigna «Covid-19 Global Impact», perteneciente al informe anual «360º Wellbeing Survey 2020», un 45% de los trabajadores sufre estrés laboral y un 74% de los empleados españoles afirman vivir inmersos en una cultura always on en sus trabajos.

Por ello, hoy y siempre es importante que los departamentos de Recursos Humanos en las empresas se concentren en un entorno seguro para sus empleados. Esto no se trata únicamente de seguridad física, sino de tratar las situaciones emocionales que puedan estar pasando los colaboradores con o sin pandemia. La retroalimentación es fundamental para un buen clima organizacional, pues ayuda a mejorar procesos, validar información y tomar mejores decisiones para el buen andar de un negocio.

Pero ¿cómo saber si todo va bien con los empleados de tu empresa? Algunos indicadores de un buen clima laboral son:

Mayor índice de emprendimiento
Ambiente cómodo y sin fricciones
Satisfacción laboral constante
Comunicación fluida
Sentido de pertenencia

Ahora, ¿cómo lograr mantener este entorno positivo, agradable y funcional para todos? El departamento de Recursos Humanos debe realizar constantemente diagnósticos de clima laboral para asegurarse de que todo va marchando correctamente. Y si bien lograr que todos estén felices es complicado, dar seguimiento a las experiencias de los colaboradores ayuda a que el clima laboral positivo sea algo habitual.

Para conocer un poco más acerca de este tema, hemos recopilado información relevante para conocer la importancia de este análisis y cómo hacerlo.

¿Qué es un diagnóstico de clima laboral?

El diagnóstico de clima laboral se trata del análisis de información previamente recopilada para conocer la percepción que tienen los empleados de una organización con respecto a sus actividades, compañeros, superiores, etc. El objetivo es conocer su nivel de satisfacción laboral y detectar si hay problemas internos que deben resolverse o si el trabajador está pasando por algo que le impide realizar su día a día con entusiasmo.

Existen muchos aspectos que pueden perjudicar la motivación de los empleados, algunos de ellos pueden ser:

Falta de oportunidades de crecimiento
Falta de formación o capacitación
Problemas internos con compañeros o áreas
Problemas de comunicación con supervisores o colaboradores

Ahora, para comprobar que todo está funcionando bien, hay indicadores para medir el clima laboral en una empresa. A continuación enumeramos algunos:

Sentido de pertenencia: lo que genera compromiso con los valores y objetivos de la compañía.
Relaciones entre compañeros: debe existir respeto, aceptación y confianza entre todos los colaboradores.
Condiciones físicas de trabajo: que el entorno físico sea cómodo, organizado y acogedor.
Igualdad de oportunidades: trato equitativo sin importar género, raza, religión, etc.
Compensación y reconocimiento: para motivar y premiar el buen desempeño de los trabajadores.

Realizar un diagnóstico de clima laboral oportuno puede generar cambios muy positivos para la empresa. Por ejemplo, la construcción de mejores relaciones entre todos los empleados y lograr un compromiso mayor por parte de los colaboradores. Además, invertir en un buen clima laboral puede aumentar la rentabilidad de tu empresa.

Ahondemos un poco más en este aspecto para conocer más acerca de por qué un diagnóstico de clima laboral es realmente útil para tu negocio.

¿Para qué sirve hacer un diagnóstico de clima laboral?

Estos diagnósticos exhaustivos son pertinentes para tratar diferentes situaciones dentro de una empresa. Una de las razones y usos más comunes es para la detección de situaciones problemáticas que puedan estar afectando en el buen funcionamiento de un negocio. Alguna de ellas son las siguientes:

Alto nivel de rotación de personal
Poca participación para emprender proyectos
Conflictos internos entre colaboradores o áreas
Alto nivel de absentismo laboral

De igual forma, un diagnóstico de clima laboral puede ser útil para procesos más específicos o estratégicos como:

Reestructuración interna de personal
Adquisición de nuevos talentos humanos
Cambios en las políticas de Recursos Humanos
Cambios en el mercado u orientación de la empresa
Cambios en los equipos directivos

Además, cuando ofreces un buen clima laboral en tu empresa son menores las probabilidades de que se dé fuga de talentos. Tan solo ponte a pensar en aquellos empleados que se han destacado por su productividad, iniciativa y emprendimiento. Ahora, visualiza las actividades en tu compañía si ellos se fueran. Es mejor invertir en mantener a tus empleados satisfechos, que correr el riesgo de perder a personas valiosas.

La rotación de empleados es cara: tan solo la pérdida de un empleado cuesta hasta un 150% de su salario anual. Además, esta acción negativa afecta directamente a la moral del resto de tus colaboradores y a la reputación de tu empresa. Así que si deseas evitar sufrir pérdidas de talento y dinero, realiza un diagnóstico laboral que te ayude a ver cómo mejorar la experiencia del empleado.

A continuación te presentamos una serie de pasos a seguir para hacer un diagnóstico laboral efectivo.

¿Cómo hacer un diagnóstico de clima laboral?

Fija los objetivos del diagnóstico de clima laboral.
Determina las herramientas de medición.
Detecta los aspectos críticos de tu clima laboral.
Analiza el entorno físico de tu empresa.
Interpreta los datos obtenidos.

1. Fija los objetivos del diagnóstico de clima laboral

Tal como lo mencionamos, la función principal de realizar este análisis es para medir las percepciones de los empleados en su entorno laboral. Pero antes de ponerlo en marcha, tú y tu equipo de Recursos Humanos tienen que definir con qué objetivo harán el diagnóstico.

Quizá últimamente los conflictos internos estén en aumento y deseen dar solución definitiva a ello. Otra razón puede ser la búsqueda de una mejor cultura organizacional con la que quieran establecer normas y valores que definan a la empresa. Por ejemplo, Netflix desde el año 2009 estableció una cultura freedom and responsabilty, con la que los empleados pueden actuar con libertad y flexibilidad. Esto siempre y cuando respondan creando valor para la empresa y los clientes.

Pero para ello tuvieron que hacer un diagnóstico con el que pudieran establecer qué era lo que necesitaban para mejorar la motivación de sus empleados. Esto significó ir más allá de revisiones anuales y bonificaciones, donde los procesos desgastados no interfirieran con la innovación.

El documento interno de Netflix ¡tardó 10 años en redactarse! Pero hoy en día es un elemento fundamental a la hora de sus nuevas incorporaciones. Y durante todo este tiempo, el equipo encargado se reunía constantemente con los empleados para preguntarles acerca de lo que iban desarrollando: si se ajustaba a sus necesidades, si lo creían justo, etc.

Así que, sea cuál sea el objetivo para realizar un diagnóstico de clima laboral en tu empresa, recuerda ser paciente. Los cambios pueden tardar, pero si se les da el seguimiento y esfuerzo correcto, los resultados serán inigualables.

2. Determina las herramientas de medición

Una vez que conozcas hacia dónde quieres llegar al mejorar el clima organizacional, lo siguiente es definir qué herramientas te ayudarán a medirlo. Algunas de las opciones más funcionales son las siguientes:

Encuestas: este recurso es muy útil para recolectar información de todos los empleados. Además, pueden presentar una sumatoria con la que es más fácil identificar las necesidades y áreas de mejora.
Grupos focales: las charlas de entre 6 a 12 personas donde un moderador hace diferentes cuestionamientos, ayuda a conocer justo lo que la empresa necesita saber. Además, los debates de esta forma generan mayor confianza entre los colaboradores, pues saben que a todos les están preguntando lo mismo y no tienen la incertidumbre de si sus respuestas son correctas o no.

Entrevistas: pueden ser grupales o de forma individual. Si bien puede ser una alternativa parecida a un grupo focal, aquí no hay un moderador que ayude a guiar la entrevista. Es un poco más directa para saber los problemas que existen en los procesos de negocio o el entorno laboral.

Sea cual sea la herramienta de medición y obtención de información que utilices para tu diagnóstico de clima laboral, es importante que mantengas un registro de todo los datos que se recopilen. Elabora uno o más documentos donde se vaya segmentando la información para después analizarla.

3. Detecta los aspectos críticos de tu clima laboral

Para detectar los factores o componentes que están afectado el clima laboral más fácilmente, mídelos desde su nivel afectación y sus causas. La consultora Hay Group en Venezuela identificó seis dimensiones críticas del clima laboral que midió a través de su Estudio de Clima Laboral (ECO). Este expone que los siguientes aspectos son los más importantes a evaluar en tu diagnóstico para conocer el verdadero sentir de tus empleados.

Claridad: todos los empleados saben cuáles son sus actividades y lo que esperan de ellos.
Estándares: la empresa da los objetivos de cada área o colaborador, los cuales, a pesar de ser competitivos, son alcanzables.
Responsabilidad: los empleados cuentan con autoridad para lograr sus objetivos.
Flexibilidad: la empresa confía en el libre albedrío de sus trabajadores, por lo que no tiene que imponer reglas ni procedimientos innecesarios.
Reconocimiento: los logros de todos los colaboradores se toman en cuenta y son recompensados.
Espíritu de equipo: todos pueden trabajar en armonía y ayudarse entre sí; los empleados se sienten orgullosos de representar a la empresa.

Ahora, una vez que hayas decido cuál será la herramienta que utilices para recopilar estos datos, es importante que sepas que para conocer estos puntos clave tendrás que hacer una suma de cada uno de los trabajadores para conocer los resultados.

Cuando los empleados obtienen una puntuación alta significa que sí se sienten motivados. Su lugar de trabajo los hace sentir reconocidos, tienen todo para realizar sus actividades sin complicaciones y ser productivos y están comprometidos para dar lo mejor de sí mismos.

En cambio, cuanto más bajos sean los puntajes quiere decir que la percepción de los empleados es totalmente negativa y se corre el riesgo de que la productividad sea menor, haya un alto nivel de rotación de personal y se generen más conflictos internos entre colaboradores o áreas de trabajo.

Algunas de las variables que te pueden ayudar a medir estas dimensiones de críticas son: la claridad organizacional, el progreso y desarrollo, la comunicación, las remuneraciones, el sentido de cooperación entre áreas o departamentos, entorno físico, nivel de participación y seguridad interna.

Hay que aclarar que estas dimensiones y variables pueden ser tomadas únicamente como una referencia. Así que, si tú como miembro del área de Recursos Humanos ya tienes determinados los aspectos específicos que quieren medir, esta alternativa será útil solo en unas partes. Después de todo, un buen diagnóstico laboral requiere una investigación mucho más profunda y que pueda ser trabajada con complementos como este u otras soluciones.

4. Analiza el entorno físico de tu empresa

Este punto puede ser considerado más superficial, pero es relevante. El entorno físico y la distribución del espacio pueden afectar positivamente en el rendimiento de las personas. No importa si tu espacio de trabajo es grande o pequeño, hay muchas formas de optimizarlo para hacer sentir más cómodos y felices a los empleados. Algunos aspectos de estilo o decoración que pueden mejorar el clima laboral de tu empresa son los siguientes:

Mobiliario: la decoración de una oficina puede llegar a mejorar el estado de ánimo y la productividad de tus empleados. Aunque no lo creas, una silla y escritorio diseñado especialmente para trabajar hacen una gran diferencia. Por ello, asegúrate de que todo el mobiliario esté en buen estado y que el espacio esté optimizado para descansar o distraerse, así como para poder concentrarse.
Colores: si bien este aspecto debe ir de acuerdo con la imagen de la empresa, los mejores colores para oficina son el blanco, azul, gris, verde, rojo y amarillo. Estas tonalidades brindan una mayor sensación de confort e influyen positivamente en el estado de ánimo de los empleados.
Iluminación: los beneficios de la luz natural en un espacio de trabajo son más importantes de los que seguramente pensabas. La buena iluminación influye en la sensación de bienestar, reduce el cansancio y fomenta un ambiente de trabajo positivo y satisfactorio.

Es importante que el entorno físico en el que se desenvuelva tu empleado sea fresco, amplio y ofrezca las mejores condiciones para realizar sus actividades. Identifica cuáles son esos pequeños o grandes cambios que puedes emprender en tu oficina y mejóralos.

5. Interpreta los datos obtenidos

Cuando ya hayas recopilado toda la información necesaria de tus empleados es tiempo de analizar esos datos para llegar a conclusiones puntuales. En este sentido, puedes generar diferentes tablas comparativas que te ayuden a determinar diversos factores. Por ejemplo, en la imagen que está a continuación presentamos un ejemplo de una comparación entre el puesto y el apoyo a otras áreas.

Estas tablas puedes realizarlas muy fácilmente en Excel con todas las preguntas que realices en tu encuesta de clima laboral (si no sabes muy bien qué tipo de preguntas hacer, descuida, en un momento te dejaremos las más importantes).

Una vez que hayas terminado de sumar las tablas podrás tener una mejor visualización de dónde está problema o la falla y partir desde allí. Estas sumas pueden ser un excelente complemento para las opiniones por escrito. Así tendrás dos tipos de comprobaciones: cuantitativas y cualitativas. Cuando presentes estos resultados, tu misma área de Recursos Humanos, la gerencia y los directivos podrán definir las intervenciones óptimas para dar solución a lo que pueda estar afectando el entorno laboral.

40 preguntas para encuestas de clima laboral

Las encuestas de clima laboral son una excelente forma de mantener a tu equipo de Recursos Humanos atento al sentir de los empleados. Estas pueden ser hecha a la medida de tu compañía y utilizarlas las veces que sea necesario. Únicamente considera que esta técnica no reemplaza los resultados de un diagnóstico de clima laboral. Así que vela como un complemento para recopilar más información y hacer un análisis más completo.

Te compartimos algunas preguntas que puedes agregar a tu cuestionario de satisfacción de tus empleados. No es necesario que las utilices todas. Tal como lo mencionamos arriba, la encuesta puede estar conformada por solo aquellas que sean relevantes a tu empresa y los ayude a conseguir los datos que necesitan.

¿Estás satisfecho con tu superior inmediato?
¿Crees que tu superior inmediato dirige eficazmente el trabajo en equipo?
¿Los jefes son abiertos y honestos en sus comunicaciones?
¿Los jefes se aseguran de que los empleados entiendan perfecto sus actividades y lo que se espera de su trabajo?
¿Los jefes atienden y dan seguimiento a las sugerencias o ideas de los empleados?
¿Los jefes trabajan en equipo con el resto de sus empleados?
¿Te sientes con la libertad de expresar tus ideas o sugerencias a cualquier persona dentro de la empresa?
¿Se pide la opinión de los empleados para dar solución a problemas o situaciones dentro de la empresa?
¿La empresa estimula a sus empleados a emprender nuevas ideas o mejorar sus actividades laborales?
¿Estás de acuerdo con tu horario de trabajo?
¿Estás de acuerdo con tu salario?
¿Consideras que tienes una buena estabilidad laboral?
¿Existe una buena retroalimentación entre las diferentes áreas y colaboradores de la empresa?
¿Se respira un aire de respeto en el trabajo?
Si cometes una equivocación, ¿tu superior o líder te hace críticas muy duras?
¿Crees que tus compañeros de trabajo son hostiles o conflictivos contigo?
¿Las decisiones que se toman son justas o imparciales?
¿Consideras que tu talento y habilidades se aprovechan efectivamente con las actividades que realizas?
¿Consideras que tu talento y habilidades son bien remuneradas o valoradas?
¿Los colaboradores son reconocidos por sus logros?
¿Has recibido alguna felicitación por parte de tus líderes o jefes?
¿Recibes información o retroalimentación acerca de cómo realizas tu trabajo?
¿La empresa te dota de las herramientas y soluciones que necesitas para hacer con eficacia tu trabajo?
¿Se realizan periódicamente evaluaciones de desempeño?
¿La empresa realiza capacitaciones regulares para el mejoramiento de habilidades?
¿Cuentas con manuales o guías para realizar tu trabajo efectivamente?
Si tuvieras que faltar al trabajo, ¿hay personal que pueda realizar tus actividades?
¿La empresa fomenta el trabajo en equipo?
¿Podrías considerar que estás 100% preparado para tu trabajo?
¿Las condiciones laborales son seguras?
¿Tienes la facilidad de acceder a tecnología o materiales extras para realizar tu trabajo?
¿Conoces al 100% los objetivos y valores de la empresa?
¿Recomendarías a un amigo o familiar trabajar en la empresa?
¿Te sientes orgulloso de representar a la empresa?
Cuando hablas de la empresa con otras personas, ¿te expresas positivamente?
Cuando piensas en tu trabajo, ¿lo haces negativamente?
¿Eres feliz con tu empleo actual y la empresa para la que trabajas?
¿Consideras que el espacio de trabajo cuenta con lo necesario para trabajar, relajarte y divertirte?
¿Consideras que es buena la relación con tu área de trabajo y las otras que conforman a la empresa?
¿Alguna vez has tenido algún conflicto con algún compañero de trabajo? En caso de responder que sí, ¿el área de Recursos Humanos o algún líder ayudó a dar solución a este problema?

Antes de finalizar este artículo, recuerda que no solo porque las personas se sienten bien en tu empresa significa que no se deben realizar diagnósticos de clima laboral periódicos. Para que continúes ejecutando estrategias con éxito, debes mantener esa puerta abierta a la que tus empleados acudan en caso de tener algún problema o simplemente para aportar nuevas ideas.

Además, los análisis internos te ayudarán a mejorar poco a poco cada área, departamento y empresa en general. De esta manera, evitarán muchos conflictos y construirás un equipo fuerte, capaz de hacerle frente a cualquier tipo de reto que venga en el futuro.

Escrito por: José Luis Ortiz

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